Otimizando o gerenciamento de TI – Parte 3

Distribuição automatizada de aplicativos

Existem algumas ferramentas no mercado que podem ser empregadas para a distribuição
automatizada de Softwares e aplicativos, possuindo a vantagem de não
necessitar de intervenção de técnicos ou usuários.

Com este tipo de ferramenta, a partir de um terminal de gerenciamento, o pessoal de TI pode
escolher quais computadores receberão os Softwares e se preciso, em
qual terminal o Software deverá ser desinstalado.

Com estes aplicativos de gerenciamento, podemos disponibilizar para o usuário sempre a versão mais
nova de um Software que ele necessita utilizar. Não é necessário que
um técnico realize o serviço. O ambiente se torna mais padronizado e seguro,
devido não existir a manipulação humana no processo.

No Windows Server, existem ferramentas integradas que permitem escolher usuários ou grupo de usuários que devem receber determinado pacote e partindo desta definição, distribuir os aplicativos. Esta ferramenta necessita que esteja instalado o Active Directory (controlador de domínio da Microsoft). Para disponibilizar este serviço de auto-instalação, o pacote de Software deve possuir seu arquivo de instalação no formato msi (Windows instaler) padrão criado pela Microsoft para instalações automatizadas. Com esta ferramenta, podemos atribuir se o computador deverá receber o Software(e assim todos os usuários do computador), ou se o usuário apenas deverá possuir o aplicativo(Isto tornará o Software disponível em qualquer estação de trabalho que o usuário se logar no domínio, mas apenas para o usuário). Na tabela abaixo vemos o comparativo entre as instalações automatizadas e as realizadas manualmente.

Tabela 3: Comparativo entre a instalação manual e automatizada de Software´s

Software	Instalação manual	Instalação automatizada
Office XP	30 min	8 min
Folhamatic	20 min	5 min
Sintegra	8 min	2 min

 

 

 

Fonte: Levantamento realizado pelo autor na Hesselbach Company

Falamos bastante do processo de distribuição. Mas o que dizer da migração?

MIGRAÇÃO

O processo de migração envolve a fase de backup das informações do
computador anterior, impressoras locais, configurações de serviços de rede,
certificados, documentos, e-mail´s etc. Existem no mercado diversas
ferramentas que permitem a cópia do perfil dos usuários e a reimplantação
do mesmo no computador novo. Mas todas elas exigem um tempo considerável da
equipe técnica.

Uma solução inteligente e viável que pode ser adotada é a de utilizar perfil
móvel para os usuários. Onde as informações pessoais são gravadas em um servidor
remoto e carregadas durante o Login, em qualquer estação de trabalho
que o usuário tiver permissão de utilizar. Isto possibilita um controle centralizado
e otimizado. Com ele é possível limitar o espaço utilizado no armazenamento
para uma quantia específica, como por exemplo 1Gigabyte, disponibilizar as
informações pessoais em qualquer terminal, realizar o backup de todos
os usuários em um único ponto. Isto evita todo aquele trabalho de migração
de informações pessoais do usuário que causa tanto transtorno. Mas é preciso
que o servidor que hospedará as informações pessoais possua redundância a
falhas, para não se correr riscos de indisponibilidade e perca de informações.
Também se faz necessário dimensionar o servidor e a rede, para não haver lentidão
e sobrecarga no sistema.

Gerenciamento

Em algumas empresas podemos ver o esforço braçal utilizado para gerenciar
o uso dos Desktops. Em um caso verificou-se um fato interessante. A
empresa possuía implementado o sistema Windows Server 2003 Standard
Edition com o Active Directory. Nas suas estações de trabalho estava
instalado os sistemas Windows XP, 2000 e 98. Apenas 2 computadores estavam
sendo utilizados e implementados no domínio controlado pelo Windows Server.
Toda vez que um novo funcionário chegava ou mudava de estação de trabalho
era preciso locomover o pessoal de suporte até o computador do usuário, criar
uma nova conta de acesso, configurar o Proxy no Internet Explorer,
mapear unidades de rede manualmente, conectar-se a impressoras e definir a
impressora padrão. No servidor, criava-se uma conta de usuário com o mesmo
nome e mesma senha que a utilizada pela estação de trabalho. Criava-se uma
pasta na rede para compartilhamento de arquivos, manualmente definia-se as
permissões de acesso, usuário por usuário. Todo este processo era muito lento
e poderia conduzir a muitas falhas.

É preciso utilizar processos e metodologias que possam facilitar o trabalho
e não dificultar. Hoje, “o que apresenta maior peso, principalmente na redução
dos custos diretos e indiretos, que hoje constitui a maior pressão sofrida
pelos gestores da TI por parte da alta direção, são as práticas de gerenciamento”
NEXTG(2005). Praticas antiquada como as mencionadas no parágrafo anterior
tiram os profissionais de atividades importantes e fazem com que os mesmos
gastem mais tempo com atividades improdutivas que poderiam ser automatizadas
de forma simples. No final das contas são horas e cifrões gastos com bobagens
essenciais.

No gerenciamento de desktops, o mais importante, não é apenas possuir
a tecnologia, mas ter um pessoal que saiba como utilizá-la, e que tenha conhecimento
das funcionalidades de sua base tecnológica.

Segundo SPAFFORD(2005) a otimização dos resultados, depende em grande parte
do correto gerenciamento de três fatores principais, a saber: Pessoas, processos
e tecnologia. Isso ocorre indiferentemente da área de atuação, e do projeto
que precisa ser gerenciado. É Preciso ter uma equipe treinada, experiente
e capacitada. A tecnologia não é capaz de substituir a disciplina e o conhecimento
de uma equipe. Para SPAFFORD(2005), é preciso se conduzir os projetos como
um condutor de orquestra (gerente) e fazer com que todos os músicos(equipe)
estejam no ritmo da música que se deseja tocar(projeto). Cada músico precisa
dominar seu instrumento(tecnologia) para se obter a música final. Também é
necessário que todos os músicos possuam uma música em comum e um compasso,
para se obter o resultado final. Os processos seriam justamente a partitura
da música que os músicos iram tocar. Para que isso de certo é necessário haver
uma documentação dos processos e um compartilhamento dele com todos. Desta
forma qualquer novo “músico” – funcionário que entrar no departamento será
capaz de tocar o trabalho para frente. Esta iniciativa é capaz de reduzir
em muito os custos de treinamento com novos funcionários. A documentação dos
processos reduz o número de variáveis a serem controladas. Isto torna mais
fácil identificar casualidades que venham a ocorrer.

“Quando implementada corretamente, a tecnologia é a ferramenta que habilitará
as pessoas e os processos a alcançar os resultados esperados ou exceder as
expectativas” SPAFFORD(2005).

Com um gerenciamento adequado “pode-se reduzir o TCO (custo total de propriedade)
em cerca de 30%.”NEXTG(2005). Mais do que isso, será possível evitar gastos
com soluções que já estão disponíveis e que muitas vezes possuímos, mas que
nosso pessoal não sabe como utilizar.

“A possibilidade de utilização de Software pirata, licenças não autorizadas
ou mesmo de aplicativos não padronizados pelas corporações tem tirado o sono
dos CIOs” BARROS(2003).Esta preocupação com o uso de Softwares tem
se tornado cada vez maior devido ao cerco que vêm ocorrendo contra o uso de
Software pirata. Existem muitas empresas que possuem ferramentas para
gerenciamento de licenças e Softwares instalados bem como a distribuição
ou desinstalação dos mesmos. Entre elas podemos citar a CA, Altiris, BraSoftware,
NetIQ, Autômatos, Symantec e até mesmo a Microsoft entre outras. Mas é importante
salientar que “o fator cultural ainda é o mais importante.”BARROS(2003). É
preciso que todos os usuários saibam as normas da empresa quanto ao uso de
Software pirata, que entendam o que exatamente é pirataria para depois
se haver um monitoramento.

Uma ferramenta simples, mas que irá facilitar bastante o gerenciamento de
computadores é o inventário. Ele “possibilita efetuar maior controle sobre
os ativos, além de combater a pirataria, na medida em que é feito o levantamento
da quantidade de licenças instaladas, e ainda contribui para disciplinar o
uso desses recursos dentro da organização.“NEXTG(2005). Mesmo quando um chamado
é aberto, o profissional já irá sabendo com o que terá de lidar por apenas
consultar o inventário.

É preciso verificar continuamente a “necessidade de ampliar a capacidade
de memória, a capacidade dos discos, a velocidade do processamento, Upgrade
de Software, mobilidade, recursos multimídia, recursos para trabalho
em grupo, entre outros elementos.”NEXTG(2005) O inventário possibilitará o
acompanhamento destas necessidades e irá guiar o gestor em ações futuras como
substituições e Upgrades, pois equipamento ultrapassado, representa
queda no desempenho dos profissionais que irão utilizá-lo.

Além de verificar se existe Software pirata instalado nos computadores,
é importante verificar se os Softwares que estão instalados estão atualizados,
pois muitos podem apresentar falhas, vulnerabilidades, erros, que podem comprometer
o seu uso e informações contidas neles. Para usuários da família Windows,
existe soluções gratuitas que facilitam a manutenção e atualização do Software
instalado. Soluções como o WSUS ou o antigo SUS (Sistem update service)
permitem um controle centralizado das atualizações, evitando o consumo de
banda, gerado quando todos os computadores saem para a Net buscando
atualizações.

Este Software deve ser instalado em um servidor Windows. Ele irá
baixar do site da Microsoft (Windows update) as atualizações escolhidas pelo
administrador do sistema. No servidor local os computadores irão buscar as
atualizações e instalá-las. A vantagem é que, se mais de um sistema operacional
é igual, não precisamos copiar várias vezes da Internet as atualizações das
máquinas locais, copiamos apenas uma vez. A tabela abaixo, resume bem a economia
de banda proporcionada por este sistema.

Tabela 4: Tráfego de dados internet sem WSUS ou SUS

Fonte: Levantamento realizado pelo autor na Hesselbach Company

Outra prática que tem dado resultado, é a distribuição de PCs Backup
espalhados pela empresa. Isto permite a rápida substituição de equipamento
e evita um tempo acentuado de indisponibilidade do usuário, permitindo que
os usuários continuem a trabalhar e não fiquem parados.

Desativação / Renovação

Chega a hora em que é preciso desativar os PCs. Na grande maioria dos casos
isso ocorre em 2 ou 3 anos. È importante salientar que PCs antiquados representam
prejuízos monetários. “É mais caro para a empresa manter operantes equipamentos
ultrapassados do que investir na sua substituição por produtos de última geração.“NEXTG(2005)

Isto se dá devido ao desgaste dos componentes, que precisam de constante
manutenção, risco de perca de dados com armazenamento defeituoso, elevados
“custos de manutenção e de suporte, além do aumento dos riscos de falhas nos
sistemas e de uma baixa velocidade de processamento, o que pode comprometer
os níveis de produtividade da empresa.“NEXTG(2005)

Muitos fornecedores param de fornecer suporte para versões antigas de suas
soluções e acaba sobrando para as corporações arcar com os custos adicionais,
que muitas vezes são expressivos. Em muitos casos a equipe de suporte precisa
recorrer a desmanches de computadores, para achar peças de reposição, peças
estas que não possuem a menor garantia de funcionalidade. A equipe de desenvolvimento
de Software fica amarrada em utilizar linguagens antigas, para poder
rodar seus códigos nos PCs ultrapassados.

“Investir em novas plataformas e em Software de última geração pode
representar um investimento inicial maior, mas os ganhos de performance e
a redução da necessidade de manutenção demonstram, na ponta do lápis, que
se trata de uma prática a ser seguida.”NEXTG(2005)

A realidade brasileira, no entanto, não é esta. Existem inúmeras empresas
“que ainda utilizam soluções ultrapassadas, por exemplo, linguagem cobol e
sistema operacional DOS, e que não querem investir em inovação porque essas
tecnologias antigas ainda as atendem de forma satisfatória.“NEXTG(2005) Para
empresas que querem dar uma expectativa de vida a mais para seus velhos PCs,
existem soluções (como o Terminal Service da Microsoft) que possibilitam
que velhos computadores funcionem como terminais burros e um servidor execute
o serviço pesado. Ainda outros, têm optado por utilizar distribuições mais
leves do Linux para rodar seus aplicativos mais comuns. No entanto é bom lembrar
que muitas vezes a aparente economia que se obtêm, é revertida em custos adicionais
ao longo da vida dos sistemas. Custos estes que podem envolver treinamento,
suporte, Hardware (servidores), e implementação.

Quando optado pela desativação deve-se levar em conta as informações que
os PCs possuíam. Existem informações importantes armazenadas nos discos rígidos
destes PCs que são restritas a empresa e que muitas vezes podem causar estragos
quando em mãos erradas. Por isso, se faz importante elaborar uma política
de desativação destes micros, para que problemas como este não venham a ocorrer.
Alguns acham que apenas formatar o disco resolve. Mas existem os desformatadores.
Algumas empresas que se desfazem de seus computadores possuem como regra,
nunca enviar o armazenamento(disco rígido) junto com o micro. Estas destroem
o mesmo para não haver nenhum risco de segurança. Mas não é necessário ser
tão extremista. Existem soluções que dificultam a recuperação de informações
no disco rígido, tornando quase impossível recuperação dos dados contidos
nele.

Gerenciamento de desktop´s na prática.

Para aqueles que precisam ou querem melhorar o gerenciamento de seu parque
de PCs, algumas dicas podem ajudar.

1.     
“Levante um inventário de quais plataformas de Hardware e Software
são empregadas e que você precisa dar manutenção e suporte”.INTEL(2005)

2.     
“Defina qual será sua base de acordo com suas reais necessidades. Substitua
todas as que estiverem abaixo disto.”INTEL(2005)

3.     
Procure estabelecer sempre um padrão para seus usuários e distribua
máquinas e Software iguais para usuários com iguais necessidades.

4.     
“Análise as imagens de Software que serão necessárias e crie
subgrupos baseados no SO e aplicações.”INTEL(2005)

5.     
“Substitua PCs de forma pró-ativa.”NEXTG(2005)

6.     
“Mantenha os Softwares atualizados.”NEXTG(2005)

7.     
“Otimize o processo de distribuição de sistemas, Softwares e
atualizações.” NEXTG(2005)

8.     
“Monitore o ambiente e se necessário implemente soluções de suporte
e resolução de problemas remoto.” NEXTG(2005)

9.     
Mantenha sua equipe sempre atualizada com as tecnologias que são empregadas.

10. 
Disponha para seus profissionais um manual de procedimentos, com o
objetivo da facilitar seu aprendizado e padronizar o ambiente de trabalho.

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